ÇIKAR ÇATIŞMASI POLİTİKASI

1. AMAÇ VE KAPSAM

1.1. Amaç

Bu Çıkar Çatışması Politikası, Kripto Varlık Hizmet Sağlayıcıların Kuruluş Ve Faaliyet Esasları Hakkında Tebliğ (III-35/B.1) 11. ve 12. maddesi uyarınca ve 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında müşteri bilgilerinin gizliliğini ve güvenliğini sağlamak amacıyla oluşturulmuştur. Arbitex Kripto Varlık Alım Satım Platformu A.Ş. (Şirket), faaliyetlerini yürütürken dürüstlük, şeffaflık ve adalet ilkelerine bağlı kalarak müşterilerinin haklarını korumayı ve piyasa düzenini gözetmeyi taahhüt etmektedir. Bu doğrultuda, Şirket, kendi yapısı içinde veya müşteriler arasında doğabilecek çıkar çatışmalarını tanımlamak, önlemek ve yönetmek amacıyla kurumsal bir çerçeve oluşturmuş ve gerekli stratejileri uygulamaya koymuştur.

Bu politika, Şirket’in sunduğu hizmetlerin müşterilerin menfaatleri ile uyumlu olmasını sağlamak, olası menfaat çatışmalarını belirlemek ve bu tür durumları önleyebilmek için alınabilecek tedbirleri içermektedir. Önlenmesi mümkün olmayan çıkar çatışmaları karşısında izlenecek prosedürleri belirleyen bu politika, etkinliğinin sürdürülebilir olması amacıyla periyodik olarak gözden geçirilmekte ve gerekli görüldüğünde güncellenerek yürürlükteki geçerliliği korunmaktadır.

1.2. Sorumluluk

Yönetim Kurulu, şirketin büyüklüğüne, organizasyon yapısına ve sunduğu hizmet ve faaliyetlere uygun bir politika oluşturmakla ve güncellemekle yükümlüdür. Bu politika, şirket, yöneticileri, çalışanları, ortakları ve bu sayılan taraflarla müşterilerimiz arasında ya da müşterilerimiz arasında meydana gelebilecek çıkar çatışmalarını belirleme, önleme ve yönetme sorumluluğundadır. Şirket çalışanları ve ilgili kişiler, bu politika ile düzenlenmiş kurallara uymak zorundadır.

1.3. Tanımlar

Şirket : Arbitex Kripto Varlık Alım Satım Platformu A.Ş.

Politika : Çıkar Çatışmaları Politikası

Çıkar Çatışması : Şirketin amacını ve görevlerini tarafsız olarak yerine getirmesini etkileyen ya da etkileyebilecek kişisel menfaat oluştuğunda ortaya çıkan durum.

1.4. Çıkar Çatışmasına Yol Açabilecek Olası Durumlar

Şirketimiz, müşterilere yatırım hizmetleri ve faaliyetleri sunarken, onların çıkarlarını korumayı ve potansiyel çıkar çatışmalarını önlemeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, şirketin kendisi, ortakları,çalışanları, yöneticileri ve bunlarla doğrudan ya da dolaylı ilişkide bulunduğu kişiler arasındaki ilişkileri titizlikle analiz ederek aşağıdaki hususları çıkar çatışması kapsamında dikkate almaktadır:

• Müşteri aleyhine mali kazanç elde edecekleri veya mali kayıptan kurtulacakları durumlar.
• Müşterinin bir çıkarı olmadığı halde müşteriye sunulan hizmet ve faaliyetten çıkar elde edebilecek durumda olanlar.
• Bir müşteri ya da müşteri grubunun diğer bir müşteri veya müşteri grubuna tercih edilmesi sonucunda çıkar elde edecekleri durumlar.
• Müşteriye sunulan hizmet ve faaliyet nedeniyle müşteri dışındaki bir kişi, kurum veya uygulamadan standart ücret ve komisyon dışında mali kazanç elde edecekleri durumlar.
• Listelenecek kripto varlıkların kendilerine veya iştiraklerine ait dağıtık defter ağı kullanılmasını zorunlu tutarak mali kazanç elde edecekleri durumlar.

1.5.Çıkar Çatışması Örnekleri

Kripto para alım satımına aracılık faaliyetleri kapsamında sunulan hizmetlerde, karşı taraf olarak gerçekleştirilen işlemlerin doğası gereği müşterilerin zarar etme ihtimali bulunmaktadır. Bu tür durumların yol açabileceği çıkar çatışmalarını en aza indirmek amacıyla, müşteri emirleri ilgili yasal mevzuat çerçevesinde belge ve kayıt düzenine uygun bir şekilde işlenmektedir. Tüm işlemler, ispatlanabilir bir formatta düzenlenen çerçeve sözleşmelerde belirtilen esaslara uygun olarak gerçekleştirilmekte olup, emirlerin işleme alınması sırasında gerekli özen ve titizlik gösterilmektedir.

Müşterilere sunulacak hizmetlerin güvenilirliğini artırmak adına, müşterilere işlem yapmadan önce detaylı risk bilgilendirmesi yapılmaktadır. Bu bilgilendirme süreci, sözleşmeler, emir gerçekleştirme politikaları, risk bildirim formları ve diğer yasal dokümanlar aracılığıyla desteklenmektedir. Bu süreç sayesinde müşteriler, faaliyet konusu hizmetlerin doğasından kaynaklanabilecek olası zararlar hakkında işlem gerçekleştirmeden önce bilgilendirilmiş olmaktadır. Şirket, müşterilere işleme başlamadan önce, işlemlere ilişkin komisyon, ücret ve masraflar hakkında açık ve anlaşılır bilgiler sunarak, olası çıkar çatışmalarının önüne geçecek iş süreçleri oluşturmayı hedeflemektedir. Aynı zamanda, müşterilerin işlemlerini gerçekleştirecekleri kripto varlık çeşitleri, ilgili komisyon oranları ve diğer masraf kalemleri hakkında da kapsamlı bilgilendirme yapılmakta olup, müşterilerin tüm süreçlerden haberdar olması sağlanmaktadır.

Şirketimiz, müşteriler arasında çıkar çatışmalarının önlenemediği durumlarda adil bir yaklaşım benimsemekte ve tarafsız bir hizmet sunmayı garanti altına almaktadır. Adil hizmet anlayışı gereği, her müşterinin eşit fırsatlara sahip olmasını sağlamak adına işlem sıralaması ve fiyatlandırma gibi kritik hususlar şeffaf bir şekilde yürütülmektedir.

Kripto varlık alım satımına aracılık hizmetleri kapsamında elde edilen müşteri bilgilerinin güvenliği ve gizliliği temel bir prensip olarak benimsenmektedir. Bu çerçevede, müşterilere ait bilgiler sadece hizmet sunumu amacıyla kullanılmakta olup, kurum ya da üçüncü şahıslar lehine veya aleyhine herhangi bir şekilde kullanılamaz. Şirketimiz, müşterilere sunulan hizmetlerde dürüstlük ve şeffaflık ilkelerini ön planda tutarak, müşteriyi yanıltıcı reklam, ilan, yayın, promosyon ve duyurulara yer vermemektedir. Mevzuatın izin verdiği haller dışında, herhangi bir mutlak getiri veya zarara karşı garanti taahhüdünde bulunulamaz. Ayrıca, müşterilere sunulan tüm yorum ve tavsiyeler şeffaflık ilkesi gereğince güvenilir kaynaklara dayandırılmakta olup, ilgili bilgilerin kaynağının açıklanması esastır.

1.6.Çıkar Çatışmalarının Belirlenmesi ve Yönetilmesi

Şirketimiz, çıkar çatışmalarını önlemek ve yönetmek için uygun yapısal önlemleri benimsemekte, bu konuda kapsamlı risk analizleri gerçekleştirmekte ve sürekli olarak güncellenen prosedürler geliştirmektedir. Çıkar çatışmalarının tespit edilmesi, değerlendirilmesi ve yönetilmesine yönelik stratejiler belirlenerek tüm çalışanlara duyurulmakta, ayrıca düzenli eğitimlerle bu süreçler desteklenmektedir. Bu doğrultuda:

6.1. Şirketin organizasyon yapısı ve çalışanların karar alma süreçleri, çıkar çatışmalarını en aza indirecek şekilde yapılandırılmıştır.

6.2. Çalışanların görev ve sorumlulukları açıkça tanımlanarak yazılı hale getirilmiş ve ilgili kişilere iletilmiştir.

6.3. Çıkar çatışmalarının kaçınılmaz olduğu durumlarda, müşterilere piyasadaki genel uygulamalara uygun şekilde adil muamele sağlanmaktadır.

6.4.Müşteri şikayetlerinin kayıt altına alınması ve değerlendirilmesine ilişkin şeffaf ve etkin prosedürler oluşturulmuştur.

6.5. Kripto varlık hizmet sağlayıcı içinde veya şirketler topluluğunun üyeleri arasında bilgi akışının önlenmesi veya yönetilmesine dair tedbirler kapsamında Bilgi Koruma Politikası oluşturulmuş ve personele duyrulmuştur.

6.6. Çıkar çatışmasına konu olan birimler ile bu birimlerde çalışanların gözetimi iç denetim birimi tarafından yapılır.

6.7.Çıkar çatışmasına konu olan birimlerinde çalışanların ücretlendirilmesinde piyasa koşulları dikkate alınır.

6.8.Çıkar çatışmalarının tespiti ve yönetilmesini sağlamak amacıyla müşteri bilgileri, emir, talimat ve işlemler, mevzuata uygun yöntemlerle kayıt altına alınmakta ve kayıtların saklanması sağlanmaktadır.

6.9.Şirketin taraf olduğu işlemlere konu olan hukuki metin ve sözleşmelerin çıkar çatışmalarına ve gizli bilginin suistimaline olanak vermeyecek şekilde hazırlanması sağlanmaktadır.

6.10.Şirket içinde bilgi akışının önlenmesi amacıyla, personelin sistem erişim yetkileri, çalıştıkları birimlere ve görev tanımlarına uygun olarak oluşturulan rol şablonları doğrultusunda verilmektedir.

6.11.Şirket İç Denetimi, çıkar çatışmaları politikası ve ilgili politika ve prosedürlerin uygulanması ile çıkar çatışmasına konu olan birimler ve bu birimlerde çalışanların gözetim ve denetiminden sorumludur. İç Denetim tarafından tespit edilen bulgular, Yönetim Kurulu ve üst yönetim ile paylaşılarak gerekli aksiyonların alınması sağlanır. Tüm Personel, çıkar çatışmalarına neden olabilecek durumlardan kaçınmak; “Çıkar Çatışmaları Politikasına ‘’diğer düzenlemelere uygun hareket etmek ve bu politikalar uyarınca, olası çıkar çatışması vakalarını tespit edip bunları yönetmekle yükümlüdür. Personel, potansiyel ya da gerçekleşmiş bir çıkar çatışmasını veya bir durumun çıkar çatışmasıyla ilgili olup olmadığına dair herhangi bir şüphesinin olması halinde bu olayı, derhal yöneticisine ve iç denetim birimine bildirir ve çıkar çatışması yaratabilecek tüm kişisel veya profesyonel ilişkileri ve maddi işlemleri konusunda bilgi verir. Tespit edilen çıkar çatışmaları, iç kontrol sisteminin ve alınan tedbirlerin yeterliliğinin değerlendirilmesi amacıyla ilgili yöneticiler ve İç Kontrol Birimi tarafından incelenir, kayıt altına alınır ve gerekli tedbirler alınır.

1.7.Müşteri Şikayetleri

Müşteriler, hizmet sunumu sırasında karşılaştıkları sorunları yazılı, sözlü veya elektronik iletişim kanalları aracılığıyla şirkete bildirebilirler. Müşteri şikayetlerinin değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması sürecinde, şirketin "Müşteri Şikayetleri Prosedürü" uygulanmaktadır. Şikayetlerin şeffaf bir biçimde ele alınmasını sağlamak amacıyla ilgili birimlere düzenli raporlama yapılmaktadır.